La protection des données est devenue un enjeu majeur pour toutes les entreprises et organisations, y compris les petites et moyennes entreprises (PME) françaises. La réglementation européenne en matière de protection des données, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), impose aux entreprises de nouvelles obligations pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles qu’elles traitent. Dans cet article, nous passerons en revue ce que chaque PME doit savoir pour se conformer à ces obligations et protéger efficacement les données de ses clients et employés.
Le RGPD : une réglementation qui concerne toutes les entreprises
Le Règlement Général sur la Protection des Données est entré en vigueur le 25 mai 2018 dans l’ensemble de l’Union Européenne. Il a pour objectif d’harmoniser les législations sur la protection des données personnelles au sein de l’UE et d’accroître leurs niveaux de protection. Contrairement à certaines idées reçues, le RGPD s’applique à toutes les entreprises, peu importe leur taille ou leur situation géographique, dès lors qu’elles traitent des données personnelles de citoyens européens.
Les principes fondamentaux du RGPD
Le RGPD établit plusieurs principes fondamentaux que les entreprises doivent respecter lorsqu’elles traitent des données personnelles :
- la minimisation des données : ne collecter que les informations strictement nécessaires pour accomplir un objectif précis et éviter de conserver ces données plus longtemps que nécessaire ;
- la transparence : informer clairement les personnes concernées sur les finalités du traitement, les destinataires des données et leur droit d’accès, de rectification ou d’effacement ;
- la sécurité : assurer un niveau de protection adéquat contre les risques d’accès non autorisé, de perte, d’altération ou de destruction des données.
Les obligations des entreprises en matière de protection des données
Afin de se conformer au RGPD, chaque entreprise doit mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour respecter les principes fondamentaux énoncés ci-dessus. Parmi ces mesures, on peut citer :
- la désignation d’un délégué à la protection des données (DPO), qui sera chargé de veiller au respect du RGPD et de conseiller l’entreprise sur les bonnes pratiques en matière de protection des données ;
- la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) avant de lancer tout projet qui comporte un risque élevé pour la vie privée des personnes concernées ;
- la mise en place de processus internes pour permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits (accès, rectification, effacement, etc.) dans les meilleurs délais et conditions.
Assurer la sécurité des données : les bonnes pratiques pour une PME
Pour une PME, assurer la sécurité des données peut sembler complexe et coûteux. Pourtant, quelques mesures simples et peu onéreuses peuvent permettre de renforcer considérablement la protection des informations sensibles contre les risques d’attaques informatiques, d’erreurs humaines ou de défaillances matérielles.
Sensibiliser et former les collaborateurs
Il est essentiel que les collaborateurs de l’entreprise comprennent l’importance de préserver la confidentialité des données qu’ils manipulent au quotidien et adoptent les bonnes pratiques en matière de protection des données. Parmi ces bonnes pratiques, on peut citer :
- ne jamais partager ses identifiants et mots de passe avec un tiers ;
- se méfier des emails suspects qui demandent de fournir des informations personnelles ou de télécharger des pièces jointes ;
- verrouiller son écran d’ordinateur lorsqu’on quitte temporairement son poste de travail.
Maintenir à jour les équipements et logiciels
Les entreprises doivent s’assurer que leurs équipements (ordinateurs, serveurs, pare-feu) et logiciels (systèmes d’exploitation, antivirus) sont régulièrement mis à jour, afin de bénéficier des dernières corrections de sécurité et se prémunir contre les nouvelles vulnérabilités et attaques.
Sauvegarder régulièrement les données
En cas de perte ou d’altération accidentelle des données, il est crucial de pouvoir compter sur des sauvegardes fiables et récentes pour restaurer rapidement l’information. Les entreprises doivent donc mettre en place un plan de sauvegarde adapté à leurs besoins (fréquence des sauvegardes, mode de stockage, tests de restauration).
Adapter sa relation avec les prestataires externes
Dans le cadre de leurs activités, de nombreuses PME font appel à des prestataires externes pour gérer certaines tâches qui peuvent impliquer l’accès, la manipulation ou le stockage de données personnelles (maintenance informatique, hébergement de sites web, etc.). Il est essentiel que ces prestataires soient également soucieux du respect de la réglementation en matière de protection des données et puissent garantir un niveau de sécurité adéquat.
Vérifier la conformité des prestataires au RGPD
Avant de s’engager avec un nouveau prestataire, une entreprise doit s’assurer que celui-ci connaît bien les obligations du RGPD et s’engage à les respecter dans le cadre de ses prestations. Un audit de conformité peut être réalisé, notamment si le prestataire va traiter des données sensibles ou à grande échelle.
Mettre en place des contrats de sous-traitance incluant des clauses sur la protection des données
Les relations contractuelles entre une entreprise et ses prestataires externes doivent inclure des clauses spécifiques sur la responsabilité en matière de protection des données, les mesures de sécurité prévues pour assurer leur confidentialité et les procédures à suivre en cas d’incident ou de violation de données.
En conclusion, la protection des données est un enjeu majeur pour les PME françaises, qui doivent se conformer aux exigences du RGPD et mettre en place des mesures appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations qu’elles traitent. Le respect de ces obligations passe notamment par une sensibilisation et une formation de l’ensemble des collaborateurs, une maintenance régulière des équipements et logiciels et une adaptation des relations avec les prestataires externes.
